Comment mettre en œuvre un plan d'action d'urgence pour votre restaurant

Se préparer aux situations d'urgence et aux catastrophes naturelles n'est pas aussi amusant que de créer de nouveaux items dans le menu, mais c'est un élément essentiel dans la gestion de votre entreprise. Bien qu'il soit impossible de prévenir toutes les situations d'urgence potentielles, si vous vous préparez bien à gérer des situations de risques les plus communes, vous serez capable de vous en remettre rapidement. Voici quelques conseils à garder en tête lors de l'élaboration de votre plan.

Tout mettre par écrit

Votre plan d'action d'urgence devrait toujours être fait par écrit, et tous les employés devraient savoir où le trouver. Les centres de prévention et de contrôle des maladies (Centers for Disease Control and Prevention aux États-Unis) offrent un modèle de plan d'urgence, et les organismes d'État ou locaux en offrent souvent un aussi. Vous pouvez l'adapter en fonction de vos circonstances, et l'intégrer à la formation que vous offrez à chaque nouvel employé.

Comment faire face à un intrus ou à un voleur armé

Si un voleur armé ou un autre intrus potentiellement violent pénètre dans votre établissement, la protection de votre personnel et de vos invités doit toujours être la première priorité. Formez votre personnel à remettre de l'argent sans protester et sans tenter de maîtriser le voleur. S'il est possible d'appeler le 911 depuis une autre pièce, faites-le. Sinon, appelez dès que le voleur est parti et fournissez à la police la meilleure description possible.

Si vous vous trouvez dans une zone où les vols arrivent fréquemment, nous vous recommandons d'installer des caméras de sécurité et de prendre quelques mesures supplémentaires. Par exemple, faites plusieurs dépôts bancaires au cours de la journée pour réduire le montant d'argent comptant que vous avez sur place.

Quoi faire en cas d'incendie

La plupart des juridictions exigent la mise en œuvre d'un plan d'évacuation pour les incendies. La prochaine étape consiste à identifier toutes les sorties du restaurant et de s'assurer que tous les employés savent précisément où elles se trouvent. Déterminez à l'avance les sorties qui seront utilisées par les clients et quels employés seront responsables de guider les clients vers l'extérieur.

Placez les extincteurs à plusieurs endroits dans et autour de la cuisine, mais loin des équipements où des incendies pourraient se produire. Votre personnel peut tenter d'éteindre de petits incendies avec un extincteur, jamais avec de l'eau, mais tout ce qui n'est pas un petit incendie doit être laissé aux professionnels. Selon la National Restaurant Association , 57% de tous les incendies de restaurant sont causés par des équipements de cuisine dans la cuisine, donc avoir un plan peut réduire la probabilité d'une catastrophe majeure.

Comment se remettre d'une catastrophe naturelle

Les types de catastrophes que vous intégrez dans votre plan d'action en cas d'urgence dépendront en partie de votre emplacement. Que les risques potentiels dans votre région soient des tremblements de terre, des ouragans ou du blizzard, votre processus de planification sera similaire de toute façon. Voici quelques étapes à suivre lors de l'élaboration de votre plan d'urgence pour les catastrophes naturelles :

• Protégez vos invités : identifiez clairement les types de situations qui vous forceront à fermer et à faire évacuer votre restaurant. À chaque quart de travail, il devrait y avoir un employé désigné responsable de l'évacuation si les conditions deviennent trop dangereuses pour les employés ou les invités. N'hésitez pas à renvoyer tout le monde à la maison si c'est convenable et assez sécuritaire, mais si ce n'est pas le cas, demandez-leur de rester où ils sont. Si vous vous trouvez dans une zone à fort risque de blizzards (par exemple), assurez-vous d'avoir une bonne quantité de couvertures, de lampes de poche et d'eau potable sur place au cas où les conditions s'aggravent.
• Protégez votre inventaire : si l'électricité est coupée, vos aliments seront à risque. Les aliments réfrigérés resteront intacts si la panne ne dure que quelques heures, mais vous aurez besoin de surveiller de près les températures des congélateurs. S'il y a des chances que la panne dure une ou deux journées, essayez de déplacer vos aliments périssables dans un site d'entreposage commercial. Une autre solution serait d'utiliser un générateur pour garder vos réfrigérateurs en marche. Si vous êtes dans une zone susceptible aux inondations, stockez vos aliments périssables secs et ceux emballés dans du papier loin du plancher, dans un endroit moins à risque d'être atteint par l'eau. Les inondations et les tempêtes peuvent aussi rendre votre réserve d'eau inutilisable, donc gardez une réserve d'eau embouteillée sur place.
• Protégez vos dossiers : Pour diminuer tout risque de perturbation des opérations de votre entreprise, conservez des copies de dossiers importants (accords de partenariat, dossiers d'employés, documents fiscaux, etc.) dans un emplacement sécurisé hors site. Toutes les données de votre système de gestion d'inventaire, de point de vente et de votre système de paie devraient également être sauvegardées quelque part, soit à l'aide d'un service de stockage infonuagique ou d'un disque dur conservé hors site. Il est aussi important que votre inventaire de fournitures et d'équipement soit régulièrement mis à jour; cela facilitera les choses lors de vos discussions avec votre compagnie d'assurance.

Retrouvez votre rythme

Après une catastrophe majeure, une grande partie de votre temps est habituellement consacrée aux discussions avec vos assureurs. Si vous ne croyez pas bien comprendre votre couverture ou ses exclusions et limitations, contactez votre courtier ou le service à la clientèle de votre assureur. Assurez-vous de bien comprendre le processus de réclamation et de savoir quels documents vous seront nécessaires. Vous aurez besoin de fonds d'urgence ou d'une marge de crédit pour payer vos factures pendant que vous vous remettez de la situation, à moins que vos assurances vous paient peu de temps après la catastrophe.

Il faudra du temps avant que votre restaurant redevienne assez sécuritaire pour pouvoir utiliser la cuisine. Les services de santé locaux devraient être en mesure de vous informer des exigences applicables dans votre juridiction; de plus, la U.S Food and Drug Administration offre une grande variété de ressources utiles. Pendant que vous reprenez vos activités, essayez de garder l'attention de vos clients en restant actif sur les médias sociaux. Mettez-les au courant de la situation ou du moment où vous prévoyez la réouverture complète ou partielle jusqu'à ce que la situation se stabilise. Si vous possédez des appareils de cuisson portatifs pour le service de traiteur, par exemple, vous pourriez les utiliser temporairement pour garder une certaine présence pendant la période de reconstruction.