Fête d'ouverture de restaurant : Conseils d'experts et erreurs à éviter

Ouvrir un resto est tout un défi. Une fois toutes les autorisations obtenues, le menu défini et l'espace aménagé, vient le moment de la soirée d'inauguration. Cet événement, qui donne le ton pour les premiers mois d'activité et au-delà, est bien plus qu'une simple fête. C'est une occasion importante de présenter votre travail acharné aux clients, aux influenceurs et aux médias. Deux professionnels des relations publiques spécialisés dans la restauration ont partagé leurs conseils sur les choses à faire et à ne pas faire pour réussir l'organisation d'une soirée d'inauguration.

Établir la date et le budget

Katy Darnaby, vice-présidente principale de The Door - An Idea House , une agence de relations publiques et d'organisation d'événements pour certains des chefs les plus renommés du pays, conseille de choisir une date qui ne coïncide pas avec d'autres événements. Dans les grandes villes comme New York et Chicago, les événements sont nombreux chaque soir. « Il est important que la date choisie ne soit pas un obstacle à la confirmation de la présence des invités », explique-t-elle.

Janet Isabelli, PDG et associée d' Isabelli Media Relations , recommande d'établir un plan et un budget pour l'événement et le marketing liés à l'ouverture d'un restaurant, que ce soit à l'interne ou en partenariat avec une agence de marketing ou de relations publiques. « L'objectif est de concevoir une campagne efficace qui générera des articles dans la presse et piquera l'intérêt des consommateurs avant même l'ouverture », explique-t-elle. Cela permettra de créer un engouement autour de votre restaurant et de maintenir l'intérêt des médias et des clients dans les mois à venir.

Définition de l'événement

Darnaby et Isabelli conviennent qu'il est essentiel de définir son événement à l'avance. Qui voulez-vous inviter ? Qu'est-ce que vous voulez mettre en valeur dans votre espace ? Préférez-vous une grande fête somptueuse ou une série de soupers plus intimes ?

« Ce qui est destiné à vos investisseurs peut être très différent de ce qui est destiné aux médias », explique Darnaby. Réfléchissez aux personnes avec qui vous voulez interagir lors de ces événements. De nombreux restaurants optent pour des inaugurations plus intimes, organisées en plusieurs événements, indique Isabelli. « Cette approche permet à l'équipe propriétaire/chef/direction d'interagir de manière plus personnalisée à chaque rencontre, et de garder plus de contrôle sur la restauration et l'accueil pendant toute la durée de l'événement », ajoute-t-elle. Darnaby confirme qu'il est judicieux de profiter de ces événements pour nouer des contacts précieux, qu'ils soient de grande ou de petite envergure. « Beaucoup de gens négligent l'occasion de créer des liens pertinents avec les personnes qui devraient interagir avec la direction et le personnel lors de l'inauguration », conclut-elle.

Désignez une personne responsable de la gestion de la liste d'invités et assurez-vous de n'avoir oublié personne d'important. Les invitations de dernière minute peuvent être mal perçues. Indiquez clairement qui est invité afin d'éviter tout malentendu à l'arrivée. Prévoyez également suffisamment de temps pour finaliser la liste.

Choisissez à l'avance les animations musicales, les photographes et les fournisseurs de services, et définissez clairement leurs rôles. Prévoyez également si des tenues spéciales ou du matériel audiovisuel spécifique sont nécessaires.

Tâches pour le grand jour

Le travail ne fait que commencer quand le grand jour arrive. « Considérez la soirée d'ouverture comme une préparation avant le service dans un restaurant », conseille Darnaby, qui suggère également de prévoir plus de personnel que nécessaire, car il est possible qu'une personne annule ou ne se présente pas. Réunissez vos employés et assurez-vous que chacun connaît son rôle, ce qu'il peut et ne peut pas dire à propos de l'établissement, et comment la direction et le chef veulent que le restaurant soit présenté.

Le soir de votre événement, désignez à l'accueil des personnes capables d'identifier la majorité des participants. « Elles pourront rapidement signaler les VIP à l'équipe sur place afin que les présentations soient faites au propriétaire, au chef, au directeur général et aux autres membres clés de votre équipe », explique Isabelli. Demandez aussi à une personne de cette équipe d'accompagner le photographe tout au long de la soirée, afin de s'assurer qu'il prenne de belles photos.

Les médias sociaux jouent un rôle de plus en plus important dans la promotion des restaurants ; assurez-vous donc d'en tirer le meilleur parti. « Créez un mot-clic spécial pour l'occasion et affichez-le sur vos menus et autres supports de communication. Cela suscitera l'intérêt et permettra à votre équipe de repérer facilement les publications liées à l'événement », conseille Isabelli, qui suggère également de désigner un membre de l'équipe sur place pour publier en ligne.

En suivant ces conseils d'initiés, vous serez sur la bonne voie pour ouvrir votre restaurant et organiser un événement mémorable. N'oubliez pas que la soirée d'ouverture donnera le ton à votre établissement ; assurez-vous donc de mettre en valeur votre restaurant.