Fiesta de inauguración de un restaurante: Consejos de expertos sobre qué hacer y qué no hacer

Abrir un restaurante no es tarea fácil. Una vez aprobados todos los permisos, decidido el menú y preparado el local, llega el momento de la fiesta de inauguración. Esta fiesta, que marca la pauta para los primeros meses de actividad y el futuro, es mucho más que una simple celebración. Es un evento importante que muestra el fruto de tu esfuerzo a clientes, personas influyentes y medios de comunicación. Dos profesionales de relaciones públicas con amplia experiencia en el sector de la restauración compartieron sus consejos sobre qué hacer y qué no hacer para organizar con éxito una fiesta de inauguración.

Fijación de la fecha y el presupuesto

Katy Darnaby, vicepresidenta sénior de The Door - An Idea House , empresa dedicada a las relaciones públicas y la organización de eventos para algunos de los chefs más destacados del país, sugiere elegir una fecha que no coincida con otros eventos. En grandes ciudades como Nueva York y Chicago, hay muchos eventos cada noche. "Es importante asegurarse de que la fecha elegida no impida que la gente confirme su asistencia desde el principio", afirma.

Janet Isabelli, CEO y socia de Isabelli Media Relations , sugiere que también se elabore un plan y un presupuesto tanto para el evento como para la estrategia de marketing de la apertura de un restaurante, ya sea que se realice internamente o en colaboración con una agencia de marketing o relaciones públicas. "El objetivo es generar una campaña inteligente que consiga menciones en medios y genere demanda por parte de los consumidores antes de la inauguración", afirma Isabelli. Esto ayudará a generar interés en torno al restaurante y a mantener el interés de los medios —y de los clientes— en los meses venideros.

Definiendo el evento

Darnaby e Isabelli coinciden en que es fundamental definir el evento con antelación. ¿A quién quieres invitar? ¿Qué quieres destacar de tu espacio? ¿Prefieres una fiesta ostentosa a gran escala o una serie de cenas íntimas?

«Algo que se adapte a tus inversores puede ser muy diferente de algo que se adapte a los medios», dice Darnaby. Piensa con quién quieres interactuar en estos eventos. Muchos restaurantes están optando por inauguraciones más pequeñas con varios eventos, dice Isabelli. «Este enfoque permite que el propietario, el chef y el equipo directivo interactúen de forma más personal en cada encuentro, además de mantener un mayor control sobre la comida, la bebida y la atención durante todo el evento», añade. Darnaby coincide en que es buena idea aprovechar estos eventos para establecer contactos valiosos, ya sean a gran o pequeña escala. «Mucha gente pasa por alto la oportunidad de usar la inauguración como el momento adecuado para establecer las conexiones correctas con las personas que deberían interactuar con la gerencia y el personal», afirma.

Asigna a alguien la responsabilidad de gestionar la lista de invitados y asegúrate de no haber omitido a ninguna persona importante. Es posible que la gente se ofenda si recibe invitaciones de última hora. Deja claro quiénes están invitados para evitar situaciones incómodas en la puerta. Además, asegúrate de darte tiempo suficiente para elaborar la lista.

Decida con antelación si contratará entretenimiento musical, fotógrafos o personal de servicio externo para el evento y defina claramente sus funciones. Determine si se necesitan atuendos especiales o equipos audiovisuales específicos.

Tareas para el gran día

El trabajo apenas comienza cuando llega el gran evento. "Trata la noche de la inauguración como si fuera la previa de un turno en un restaurante", aconseja Darnaby, quien también sugiere contratar personal adicional, ya que alguien podría cancelar o no presentarse. Reúne a tus empleados y asegúrate de que todos conozcan sus funciones, lo que deben y no deben decir sobre el local, y cómo la gerencia y el chef desean que se proyecte el restaurante.

La noche del evento, asegure en el área de registro a personas que puedan identificar a la mayoría de los asistentes. «Podrán identificar rápidamente a los VIP ante el equipo de la agencia para que se les presenten al propietario, chef, gerente general y otros miembros clave del equipo», explica Isabelli. Además, asigne a una persona de este equipo para que acompañe al fotógrafo y se asegure de que tome las fotos adecuadas durante toda la noche.

Las redes sociales son cada vez más importantes para dar a conocer los restaurantes, así que asegúrate de aprovecharlas al máximo. «Crea un hashtag especial para la ocasión y difúndelo en las cartas del menú y en otros carteles atractivos. Esto no solo fomentará la interacción, sino que también permitirá a tu equipo identificar fácilmente las publicaciones relacionadas con la inauguración», comenta Isabelli, quien también sugiere que un miembro del equipo publique contenido en línea.

Siguiendo estos consejos de expertos, estarás en camino de abrir un restaurante y organizar un evento increíble para celebrarlo. Ten en cuenta que la fiesta de inauguración reflejará el estilo de tu local, así que asegúrate de encontrar maneras de que tu restaurante brille con luz propia.