Gestion des horaires des employés : trucs et astuces à connaître
Gérer les horaires du personnel n'est jamais facile dans la restauration. À moins que votre restaurant ne soit si réputé qu'il affiche complet des mois à l'avance, il est impossible de prévoir avec exactitude le nombre de clients attendus. Il est donc facile de se retrouver en sous-effectif ou en sureffectif. Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à optimiser vos horaires et à assurer le bien-être de vos employés.
Gardez une trace des années passées
L'assistance au restaurant est prévisible. Soit votre restaurant attire les clients pour le souper du réveillon de Noël, soit non. Pour optimiser votre achalandage, tenez un registre du nombre de clients chaque soir. Lors de l'élaboration des horaires de votre personnel, consultez les chiffres des années précédentes. Par exemple, comment s'est passée la fin de semaine de la fête du Travail en 2015 ? Il y a fort à parier qu'il en sera de même en 2016. Qu'en est-il des vacances d'été ? L'activité augmente-t-elle ou diminue-t-elle ? Les mardis sont-ils généralement plus achalandés que les mercredis ? À quelle heure commence le coup de feu du midi en semaine ?
L'analyse de vos performances passées est le meilleur indicateur de ce qui vous attend la semaine prochaine. Bien sûr, des ajustements seront nécessaires. Par exemple, si votre entreprise est en constante progression, vous pouvez vous fier aux données de l'année précédente et les compléter.
Maintenez des horaires prévisibles
Il existe des logiciels de planification « juste à temps » qui peuvent sembler un gain de temps considérable, mais qui engendrent souvent des horaires irréguliers pour vos employés. Cela peut être une source de frustration, surtout pour ceux qui ont un deuxième emploi ou doivent s'occuper de la garde de leurs enfants. Privilégiez plutôt des horaires prévisibles. Par exemple, si vous avez embauché quelqu'un pour le service du midi, ne le déplacez pas pour le service du soir sous prétexte d'un manque de personnel, sauf si vous lui en avez parlé au préalable.
Embaucher des employés flexibles et disponibles en tout temps est une excellente chose, mais même ces personnes apprécient d'être prévenues à l'avance. Publiez vos horaires le plus tôt possible et envisagez d'utiliser une application de planification pour simplifier le processus. Idéalement, publiez votre horaire hebdomadaire au moins une semaine à l'avance, mais si ce n'est pas possible, donnez le plus de temps possible.
Demandez à vos employés de demander des congés à l'avance.
Un bon gestionnaire souhaite des employés épanouis, et des employés épanouis ont une vie en dehors du travail. Demandez à votre équipe de soumettre leurs demandes au moins trois jours avant d'établir l'horaire de la semaine suivante. Si vous éprouvez des difficultés à répondre à certaines demandes, ce délai de trois jours vous permettra de rectifier le tir. Il se peut que vous deviez refuser une demande, mais en affichant les horaires une semaine à l'avance, l'organisation se déroulera dans les meilleures conditions.
Formez votre personnel à plusieurs disciplines.
Ça peut paraître surprenant, mais c'est un conseil précieux. Si vous avez de la difficulté à prévoir votre charge de travail, avoir une équipe polyvalente peut s'avérer extrêmement utile. Les périodes d'activité intense sont souvent cycliques ; ainsi, si vos employés peuvent intervenir là où c'est nécessaire pendant les périodes de pointe, cela sera bénéfique pour votre entreprise et votre rentabilité.
La planification des horaires des employés est un processus essentiel. Elle permet non seulement d'organiser votre semaine à venir, mais aussi, si elle est bien menée, de garantir le bien-être de vos collaborateurs. Suivez ces conseils et assurez-vous de planifier au maximum à l'avance.